Deconfinamiento según el equipo de Tranquil IT

¡Qué agradable es escuchar la voz de los colegas sin la distorsión de auriculares o micrófonos, y sobre todo sin los terribles crujidos que provoca una conexión 4G saturada por los vecinos: Netflix, Deezer, Youtube, Fortnite y otras alegrías!

Como habrán entendido, Tranquil IT ha pasado oficialmente a la etapa de desconfinamiento este lunes 11 de mayo de 2020. Aprovechen este artículo para descubrir cómo hemos gestionado este período de transición.

El desconfinamiento según Vincent, presidente de Tranquil IT:

Con este método, podemos mantener las distancias de seguridad en nuestro lugar de trabajo. Por lo tanto, no es necesario llevar mascarilla todo el tiempo. Aunque Cindy eligió las más suaves y cómodas, aquellos que llevan gafas aún sufren de empañamiento.

Pero no nos detenemos ahí. Los geles hidroalcohólicos y otros paños (personales) están obviamente disponibles por todas partes (de manera razonable). El equipo de limpieza (especialmente Annick) nos visita todos los días ahora. Como puede ver, se ha implementado cuidadosamente todo para garantizar la seguridad sanitaria tanto como sea posible.

De esta manera, mantenemos esa proximidad social que es tan importante para nosotros, al tiempo que mantenemos una distancia física segura. En la oficina, todos pueden seguir leyendo las verdaderas emociones de los demás, sin tener que adivinarlas detrás de una mascarilla.

¿Cómo combinar entre clientes, la oficina y personas en teletrabajo?

Antes del confinamiento, Vincent había reemplazado todos nuestros auriculares telefónicos. Optó por el modelo Plantronics SAVI 8200, de alta gama y calidad. Los nuevos auriculares están conectados a los teléfonos Aastra, los cuales están a su vez conectados a nuestra central telefónica Asterisk. Esta configuración sigue siendo nuestra línea principal de comunicación con nuestros clientes. Los auriculares también están conectados a cada una de nuestras PCs a través de USB. Por lo tanto, cambiar de una conversación en Mumble con colegas en teletrabajo a una conversación con un cliente al otro lado del mundo se hace con un simple botón. Aún no tenemos un botón para solucionar el huso horario, sin embargo. Esta simplicidad infantil es realmente reconfortante en estos tiempos.

La empresa rebosa de proyectos y las proyecciones incluso superan los escenarios más optimistas previstos antes de la crisis del COVID-19. Sigamos siendo fuertes y atravesemos juntos esta prueba de vida con esperanza.

El desconfinamiento según Yohannès, administrador de sistemas:

Las medidas tomadas antes del confinamiento:

Cindy nos había advertido sobre la posibilidad de un confinamiento que podría afectar nuestra organización. Excepto algunos ajustes necesarios, estábamos preparados para esta eventualidad.

Por lo tanto, antes del anuncio del confinamiento, habíamos implementado la telefonía SIP con 3CX. También habíamos generado claves VPN para todo el personal, de modo que todos pudieran conectar sus PCs a la red. El lunes por la mañana, casi todo el mundo estaba listo. El equipo técnico pasó los dos días siguientes haciendo optimizaciones para mejorar el confort de nuestro equipo. No había configuraciones bloqueantes para el teletrabajo.

El confinamiento desde el punto de vista técnico:

Recibimos pocas llamadas durante la primera semana. Principalmente eran solicitudes de acceso a Guacamole, una pasarela web que permite acceder al servidor de las entidades. Hemos implementado estas pasarelas para todos nuestros clientes gestionados desde hace muchos años. Sin embargo, el número de personas que necesitaban conectarse era mayor, por lo que fue necesario dimensionar adecuadamente estos servidores.

En la segunda semana, las pocas llamadas de soporte técnico dieron paso a las personas con contratos de soporte WAPT. Al final del confinamiento, la mayoría de las llamadas estaban relacionadas con proyectos de WAPT. En resumen, todo funcionó perfectamente. Nuestros clientes estaban satisfechos con la solución y podían trabajar de manera autónoma sin problemas.

Internamente, todo también transcurrió sin complicaciones. Creamos dos canales de comunicación agradables y fáciles de usar: Rocket Chat para mensajes escritos y Mumble para conversaciones vocales. Aprovechamos las ventajas del Open Space sin las desventajas. Cuando alguien necesita ayuda, primero le preguntamos por escrito si está disponible en Mumble y luego nos unimos a ella en una sala de discusión. Para asegurarnos de que funcione bien, nombramos las salas de manera que sean lo más explícitas posible.

Y llega el desconfinamiento:

La empresa decidió que regresáramos a trabajar a tiempo completo, ya que nuestra actividad iba a reanudarse. Y así fue: recibimos un exceso de llamadas de nuestros clientes gestionados por diversas problemáticas o actualizaciones. Experimentamos un aumento de llamadas de aproximadamente un 130% en comparación con la semana anterior al desconfinamiento. En cuanto a la organización, se estableció un calendario por parte de nuestro departamento de recursos humanos. Una parte del equipo está presente en nuestras instalaciones durante dos o tres días consecutivos, mientras que la otra mitad permanece en teletrabajo y viceversa.

Personalmente, el confinamiento en teletrabajo fue bastante bueno para mí. Sin embargo, creo que moralmente esos dos meses de confinamiento completo habrían sido más difíciles. Experimentamos una pérdida de actividad notable en términos de llamadas entrantes y en la reprogramación de nuestros servicios programados para los meses de marzo, abril y mayo.

El desconfinamiento según Vincent, administrador de sistemas:

A veces podemos considerarnos «solitarios» o pensar que nuestros colegas son «molestos» (algo normal en un entorno laboral, siempre existen tensiones), etc. No obstante, independientemente de lo que podamos decir, somos seres sociales. Este período de «no socialización» fue difícil para la mayoría de nosotros. Por lo tanto, fue con gran placer que me enteré, durante una «teleconferencia» (sí, ante nuevas situaciones, surge un nuevo término) del proyecto de reapertura de Tranquil IT. El objetivo era que volviéramos al trabajo presencial en la oficina, siempre respetando las directrices gubernamentales para esta salida del confinamiento.

Organizar el desconfinamiento en Tranquil IT:

Por lo tanto, hemos implementado una organización que permite alternar entre el teletrabajo y el trabajo presencial. Un empleado está presente en el sitio aproximadamente el 50 % del tiempo, el resto se realiza en teletrabajo. Así que fue con verdadero placer (y después de una verdadera impaciencia) que retomé el camino hacia el trabajo este miércoles (13 de mayo de 2020). ¡Qué placer volver a conectar socialmente al poder ver gente, conversar, no estar solo, tomar un café juntos, ver a la gente sonreír, etc.!

Pero también (y esto probablemente tranquilizará a mi jefe), sentir una completa removilización en cuanto al trabajo. De hecho, no se trabaja de la misma manera en teletrabajo, especialmente a largo plazo como fue el caso durante estas ocho semanas. Y hay que decirlo, al final, ya no tenía ninguna motivación para trabajar desde casa. De hecho, ya no tenía ganas de hacer muchas cosas… Así que sí, regresar al lugar de trabajo fue «salvador» para mí (y para otros internamente). Además, sin querer evangelizar la empresa, el ambiente en Tranquil IT es bastante excelente. Muchas personas son más como amigos que como colegas. Por cierto, ¿cuándo tomamos un aperitivo?

¡Esto concluye perfectamente el capítulo del «teletrabajo»! Siempre puedes encontrar nuestros artículos sobre las herramientas que hemos implementado o sobre nuestras experiencias con el teletrabajo, ¡por si te los perdiste!

Hemos tenido un verdadero placer en sacudir nuestras rutinas y en afrontar este desafío organizativo. Finalmente, nuestra mayor dificultad fue estar distanciados unos de otros, los testimonios lo ilustran bastante bien. No dudes en compartir tus experiencias sobre tu (potencial) desconfinamiento en los comentarios. ¡Estaremos encantados de leerte, aunque por ahora no podamos verte!